Como o gestor escolar controla seu tempo: um dilema entre o cotidiano e o planejamento

Conseguir ter um bom gerenciamento do tempo é um desafio de quase todos os líderes atuais. Afinal, não é incomum que as tarefas operacionais do cotidiano tomem espaço do planejamento à médio e longo prazo. Mas e o gestor escolar?

Para os gestores escolares, que lidam com diversos imprevistos envolvendo professores, funcionários e alunos, essa é uma intensa realidade. Ao lidar com tantas pessoas, sendo muitas delas crianças e adolescentes, boa parte do tempo se destina a “apagar incêndios”.

Por mais que não se envolvam em todos os problemas de alunos diretamente, é comum que eles tenham que parar o que estão fazendo para se posicionar.

Assim, o planejamento estratégico acaba sendo relegado à segundo plano. É o que confirma a pesquisa Gestão Educacional, feita pela consultoria AOG em 2016 no Brasil.

Segundo a pesquisa feita com 1.600 líderes escolares, 34% do tempo do cotidiano desses líderes é dedicado a apagar incêndios. Ou seja, problemas corriqueiros e inesperados que exigem rápida solução. Outros 39% do tempo giram em torno de tarefas operacionais de rotina. 16% é gasto com coordenação de equipes e apenas 11% se destina a um olhar estratégico.

Uma das principais consequências desse desequilíbrio é o atraso para transformar e inovar na educação. Hoje, com as novas exigências do setor, sabemos que transformações profundas estão acontecendo cada vez mais rapidamente. Nenhuma escola quer ficar para trás.

Entenda então alguns pontos de bloqueio quanto ao planejamento e para onde os gestores devem olhar em primeiro lugar.

 

Por que os gestores estão sobrecarregados

Um dos pontos importantes que podem gerar a sobrecarga é a falta de processos no dia-a-dia. Basicamente, os processos ajudam a otimizar tarefas e a ter visão sistêmica sem precisar repensar tudo a cada novidade.

Sejam eles tecnológicos para inserir e visualizar dados automaticamente ou mesmo uma organização de tarefas entre os liderados e funcionários.

Uma escola com processos operacionais bem estabelecidos ajuda a visualizar tomadas de decisão mais rapidamente.

Porém, para se ter bons processos, é preciso ter bons líderes que irão criá-los. Por isso, os próprios gestores precisam investir em treinamento pessoal. Ou seja, fazer cursos, se especializar, estudar, ler sempre, frequentar feiras e palestras. São alguns recursos que podem ajudá-los a ter uma visão estratégica mais inteligente.

Além disso, tanto as funções quanto o quadro de funcionários precisam estar bem definidos. Se faltam funcionários ou os limites das funções de um e outro são constantemente ultrapassados, as pessoas deixam de olhar para os seus focos verdadeiros.

É muito comum que alguns gestores, por quererem estar por dentro de tudo, não deem a devida autonomia a outros cargos como coordenadores e professores. Para desempenhar bem  seu trabalho esses gestores precisam deixar que os funcionários tenham independência. Assim cada um poderá resolver os problemas que lhes competem.

Uma outra questão é também a prioridade. Será que vale a pena resolver tantas coisas pequenas todos os dias no lugar de uma maior que impactaria todas os outras?

Muitas mudanças significativas pedem por um passo atrás, uma pausa, uma reflexão. Só então é possível voltar com o ritmo certo!

 

Qual o papel dos gestores?

Os gestores precisam de visão ampla para liderar. Ou seja, assumir a mentoria que inspira pensando além do momento atual e óbvio. Em geral, eles devem estar sempre um passo à frente.

É claro que não poderão deixar de desempenhar tarefas operacionais completamente. Porém, quando apagar incêndios e realizar tarefas corriqueiras é mais comum do que pensar adiante, com certeza a proporção está invertida. Para isso, é necessário ser mais estratégico.

De acordo com o escritor norteamericano Robert Greene: “Estratégia é um processo mental no qual sua mente se eleva acima do campo de batalha. Você ganha uma sensação de propósito maior para sua vida, onde você quer estar mais na frente, o que você está destinado a alcançar. Isso torna mais fácil decidir o que é importante, quais batalhas evitar. Você é capaz de controlar suas emoções, de ver o mundo com certo grau de distanciamento”.

Principalmente na área da educação, ter visão de futuro é uma grande responsabilidade. Afinal, é uma oportunidade de direcionar o conhecimento de outros seres em um momento em que eles não possuem total controle de suas vidas.

Assim, os líderes escolares terão mais clareza sobre suas ações e como estruturar os principais pilares de aprendizagem. Dentre eles estão principalmente a definição de propósitos escolares com metodologias sólidas e também a formação de professores!

 

Propósito e Metodologias

É possível abordar mais de uma metodologia em seu plano curricular. Porém, elas devem estar integradas a um objetivo em comum. Hoje por exemplo, muito se fala no desenvolvimento integral dos alunos na aprendizagem enquanto propósito central.

Então, se você e a sua escola estiverem alinhados ao propósito de desenvolver os alunos de maneira integral, é preciso estar atento a metodologias que contemplem determinados campos de conhecimento.

Seja pela consciência de fazer o seu papel por um mundo melhor, pelas necessidades do mundo real e do mercado de trabalho ou mesmo para se alinhar às exigências pedagógicas.

Para decidir, lembre-se de fazer as perguntas nessa ordem: 1. Por que?, 2. Como?  e 3. O que?

O porquê sempre estará no centro e precisa ser o norte das decisões. O como pode se encaixar dentro de processos que te ajudarão a atingir os resultados. Já o que serão os detalhes daquilo que se faz exatamente.

De acordo com o TEDx “Como ótimos líderes inspiram ação”, de Simon Sinek, muitas pessoas sabem o que estão fazendo e poucas sabem o porquê. Há quem confunda seus lucros com seu porquê, mas lucros são apenas resultados. O porquê é uma motivação maior com base em suas crenças e objetivos intrínsecos.

Obviamente a metodologia da sua escola, precisa ser um reflexo desse ideal. Não faz sentido por exemplo, apenas preparar alunos para o vestibular quando seu porquê é desenvolver seres humanos completos. Se esse for o caso, será preciso começar a trabalhar também outras esferas, incluindo a emocional e a social.

Hoje, as reformas pedagógicas como BNCC e Novo Ensino Médio, também devem ser incluídas na balança para obter essas respostas.

Afinal o seu porquê deve estar conectado a objetivos maiores para que a nossa educação possua um rumo mais homogêneo e igualitário.

O “como” e “o que” é que irão variar de acordo com cada escola e gestão individualmente. Uma metodologia se encaixará no “como”, mas pode ainda se desmembrar para “o que” em seus detalhes.

 

Formação de Professores

Definidos propósitos e metodologias, é preciso garantir que eles sejam distribuídos e estejam alinhados com os próximos líderes ou pessoas responsáveis por sua efetivação.

Por isso a formação de professores, que estão diretamente ligados aos alunos, é essencial para o sucesso para a realização do propósito. Sendo assim, um próximo foco de investimento do seu tempo de gestão, é treiná-los e prepará-los em torno dessa visão estratégica.

Lembrando que, parte do sucesso, é também ouvi-los. Os professores possuem uma visão mais próxima da realidade do dia-a-dia e por isso não se trata apenas de ensiná-los e direcioná-los, mas também ouvir as questões que eles têm a acrescentar e assim decidir com mais coerência.

Garanta que seus professores continuem motivados para desempenhar o seu melhor papel!

 

Avalie os resultados e redirecione rotas

Quando tudo já estiver sendo colocado em prática, é importante continuar observando os resultados constantemente.

São eles que irão medir o sucesso de sua estratégia definida previamente. Ao se dar a oportunidade de testar, vale lembrar que é sempre possível reformular e redefinir o que não estiver funcionando muito bem.

Somente a partir da Gestão por Evidências é que você poderá ter senso real de evolução e fornecer os feedbacks necessários aos professores e envolvidos!

 

O seu tempo é valioso!

“A má notícia é que o tempo voa. A boa, é que você é o piloto.” Paulo Ursaia

Entendendo que seu tempo é uma ferramenta preciosa e deve caminhar a seu favor, procure estruturar esses pilares por ordem de prioridade.

Primeiro, tenha os propósitos claros em mente, depois estabeleça metodologias e maneiras de atingi-los. Assim os espalhe a todos os agentes responsáveis em diferentes níveis. Defina objetivos e tarefas tanto quanto acompanhe resultados, mas também não deixe de permitir que as pessoas desenvolvam sua autonomia para que você não se perca tanto em detalhes.

Somente dessa maneira, você poderá se organizar melhor diante das tarefas do cotidiano que certamente irão surgir, eliminando ou otimizando o que te atrapalha.

Lembre-se, sempre haverá algumas ferramentas ou abordagens que podem te auxiliar a fazer o seu próprio planejamento! Podemos citar aqui por exemplo, o Design Thinking, como uma maneira de pensar por meio de uma visão ampla, objetiva e criativa. Escrevemos sobre isso em um de nossos posts aqui.

Então, que tal se propor a mudar a forma de enxergar o seu planejamento e não cair nas estatísticas de líderes que acabam mais apagando incêndio do que tomando decisões que importam de fato?