Como os gestores podem aumentar a produtividade e fazer mais em menos tempo

Gestão Escolar

Sabemos que não faltam motivos para o tema produtividade estar tão em alta. Até porque os afazeres cotidianos e metas de vida surgem na mesma proporção das distrações que nos afastam de nossos objetivos. E assim seguimos com dificuldade de terminar um dia com a sensação de que fomos tão produtivos quanto gostaríamos.

Esta palavra parece ter um peso ainda maior para os gestores que são responsáveis não apenas pela própria produtividade, mas também a de sua equipe. Mas afinal, o que significa ser produtivo?

Em um primeiro momento, parece que se trata da maior quantidade de tarefas que somos capazes de realizar na menor quantidade de tempo possível. Porém, ser atarefado não é o mesmo que ser produtivo. A verdadeira produtividade está ligada ao impacto final de suas ações.

No caso dos diretores e coordenadores escolares, esse impacto deve se refletir na organização do ambiente escolar como um todo, na otimização do trabalho de professores e funcionários, e por fim, na aprendizagem e aproveitamento dos alunos.

O grande desafio é conseguir chegar a uma fórmula para atingir tal eficiência. De acordo com Paul J. Meyer: “A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado”.

Dessa forma, para chegar a resultados reais, é preciso se atentar a alguns pontos que precisam de muita atenção e equilíbrio. Entre os principais deles estão:

💡 Autoconhecimento e bem-estar

Não importa quantas dicas técnicas de produtividade você saiba. Caso não disponha de equilíbrio mental e emocional para manter o foco, elas pouco irão ajudar.

Isso porque as emoções e pensamentos, quando em desequilíbrio, são os maiores sabotadores de nossa energia e atenção. É impossível desempenhar um bom trabalho quando estamos ansiosos com diversos pensamentos desordenados na cabeça ou então nos sentindo muito deprimidos e sem vontade de agir.

Apesar de óbvio, é normal deixarmos o dia acontecer e atribuir nosso bem-estar ao acaso. Por este motivo, ele deve ser buscado através de autoconhecimento de maneira contínua.

Bons gestores dominam suas emoções para ajuda a equipe, a qual influenciarão diretamente. Já gestores estressados e desarmorniosos, tendem a refletir seu estado no ambiente e afetam negativamente a produtividade dos demais.

💡 Planejamento de tempo e tarefas

O planejamento começa pela motivação por trás de suas tarefas. Isso porque muitas vezes começamos a fazer coisas sem sentido de propósito.

Como exemplifica a frase de Peter Drucker: “Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito”. Ou seja, quando você divide tudo o que faz em: “por que”, “como” e “o que”, se torna mais fácil visualizar suas metas com amplitude.

Especialmente na área da educação, sabemos da importância de propósitos bem definidos, considerando que a aprendizagem trará resultados para o futuro.

Tendo isto em mente, os gestores também podem começar a se organizar em escalas de tempo a curto, médio e longo prazo. Sempre pense um pouco adiante, mesmo quando se trata do dia seguinte. Da mesma forma, certifique-se que mesmo a menor tarefa esteja a favor de seus propósitos maiores.

Em meio ao cotidiano, não é incomum se perder em problemas que pouco ou nada afetam nossas metas finais. Portanto um bom planejamento, ajuda a evitar  desperdícios de tempo para focar naquilo que realmente importa.

Uma outra dica é nunca preencher seus cronogramas de tempo por completo. Deixe espaços livre na agenda para contar com os imprevistos. Assim, as chances de sentir frustração em torno das coisas que saíram do controle e planejamento inicial serão muito menores.

No vídeo “você é produtivo ou ocupado?”, você pode checar mais algumas dicas sobre planejamento pessoal:

💡 Pessoas no centro!

Ao entender que pessoas são o maior recurso que uma empresa e qualquer escola pode ter, é preciso considera-las no centro de toda a produtividade. Assim, os gestores não precisam assumir excessos de demandas e preocupações que os impedem de ter uma rotina produtiva.

Para isto, é que o preciso que o gestor mantenha:

  • Equipe qualificada

Os coordenadores, professores e funcionários precisam ter formação qualificada para seus respectivos papeis. Os coordenadores pedagógicos por exemplo, realizam a ponte entre os diretores e os professores. Por desenvolverem uma relação direta com as duas pontes, precisam de funções bem delimitadas e preparo para o cargo. 

  • Delegação de tarefas

Mesmo diante de profissionais qualificados alguns gestores acabam assumindo muitas responsabilidades em torno de si. Saber delegar é fundamental para que todos contribuam para a fluidez do trabalho.

  • Diálogo aberto

Não é à toa que a maior parte dos problemas interpessoais pode se resolver com comunicação. Quando o diálogo é aberto e estimulado entre todos, o alinhamento se torna fácil e assim mais rápidas são as conclusões e soluções em torno dos problemas.

Por questões de hierarquia, as pessoas tendem a se sentir intimidadas a conversar diretamente com seus gestores. Portanto faz parte de seu papel saber ouvir e permitir que não ocorra este bloqueio.

💡 Otimização de Processos

A tecnologia e as ferramentas devem andar a seu favor. Para cada um dos pilares da gestão escolar, haverá opções que facilitam e agilizam as demandas operacionais.

No pilar da comunicação por exemplo, é possível fazer uso de recursos como e-mails, mensagens por sms e até mesmo aplicativos que tornem rápida e objetiva a comunicação com os pais.

Vale lembrar que nem toda otimização está ligada diretamente à tecnologia. Daí a importância de estar sempre disposto a repensar os fluxos de trabalho. Neste questionamento, entenda se algumas etapas não podem reduzidas ou eliminadas, como reuniões ou mesmo compras.

Otimizar é sempre sobre facilitar e se possível, fazer mais com menos!

💡Menos pressões e mais qualidade

“Não tente se tornar uma pessoa de sucesso, prefira tentar se tornar uma pessoa de valor.” Albert Einstein

Apesar de vivermos em uma sociedade altamente competitiva, que sempre nos cobra para sermos cada vez mais produtivos, precisamos tomar muito cuidado para não sermos engolidos pelo estresse em torno dos resultados.

A verdadeira produtividade existe quando nos identificamos com a nossa profissão e temos amor ao que fazemos. É claro que é muito satisfatório cumprir todas as suas tarefas e trazer resultados sempre positivos. Porém sem esforços demasiados e sim com bem-estar e valorizando também as pequenas conquistas.

No fim a profundidade e qualidade de suas ações é o que valem. Se você conseguir aliar a elas a organização para se tornar mais produtivo, melhor ainda!

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