Descubra um guia de captação estratégico em como abordar as famílias usando uma data convidativa
Conheça um guia completo de como abordar as famílias no Dia do Amigo, um evento estratégico que sugere que os alunos convidem amigos de outras escolas para conhecer e passar um dia em sua escola.
Preparamos uma linha do tempo para que sua escola ative os contatos adquirido no evento, fazendo um trabalho de captação bastante estratégico.
Confira a trilha de ativação dos contatos que preparamos para você:
1º e-mail: Experiência do evento
2 dias após o evento
Este informativo tem o objetivo de iniciar a comunicação com a família, apresentando um conteúdo de interesse: como foi a experiência de seu filho no evento?
Para isso, você pode fazer uma descrição geral sobre o que aconteceu no evento e, se possível, entregar um feedback ainda mais personalizado:
- Cite uma experiência específica da criança ou uma habilidade marcante exposta nas atividades. Você pode mencionar competências como a “capacidade de se relacionar bem” ou a “facilidade de trabalhar em equipe”, trazendo exemplos de como ela a demonstrou.
- Você também pode incluir depoimentos de alunos e fotos do evento.
É importante não entrar em muitos detalhes sobre o comportamento do aluno, pois os pais não querem receber uma análise ou relatório sobre seus filhos sem seu consentimento.
Se a sua escola possuir uma página com informações sobre as atividades, sugira que o pai a visite para saber mais sobre suas iniciativas.
Exemplos de assuntos:
Mário, veja como foi o Dia do Amigo no Colégio Nome!
Carla, veja como a Juliana aproveitou o Dia do Amigo
Ligação: Agradecimento e verificação
2 dias após o envio do 1º e-mail
Seja cordial e não alongue muito a conversa, a não ser que o pai se mostre bastante interessado em continuar a ligação. Aborde os principais assuntos, agradeça pela atenção e finalize a ligação. Caso o pai esteja ocupado no momento, agende outro momento para entrar em contato.
Atente-se aos 2 principais objetivos desse contato:
- Agradecer a participação no evento
- Verificar se a família recebeu o e-mail e se o endereço de e-mail cadastrado está correto. Caso não esteja, solicite gentilmente o endereço certo para reenviar a mensagem – desta forma você poderá continuar a ativação.
É importante tomar cuidado para não utilizar a mesma abordagem para um pai que já tenha respondido ao e-mail.
2º e-mail: Apresentação da escola
4 dias após a ligação
Esta é a hora de apresentar sua instituição
- Mostre o DNA da escola e apresente suas principais características diferenciais de forma resumida (preferencialmente, em tópicos).
- Para finalizar, cite uma conquista de seus alunos, como um prêmio uma boa colocação em vestibulares.
Trate todos os assuntos brevemente, pedindo que o pai entre em contato com a escola para saber mais – sem sobrecarregar o e-mail.
Exemplos de assuntos:
Angela, você gostaria de nos conhecer melhor?
Claudio, o Colégio Nome gostaria de falar com você
3º e-mail: Inteligência se aprende
5 dias após o envio do 2º e-mail
Este comunicado deve apresentar sua escola como inovadora e capaz de oferecer experiências de aprendizagem únicas aos alunos.
Mostre que sua escola preocupa-se com a formação integral dos alunos – além do currículo tradicional – por isso é parceira da empresa líder mundial em tecnologias educacionais. Saliente que seus alunos desenvolvem “Estratégias para a Vida” com uma metodologia inovadora.
Ao fim da mensagem, diga que vocês prepararam condições especiais para a família. Diga que apreciaram as habilidades do aluno, por isso gostariam de oferecer uma condição especial para a matrícula do próximo ano. E para saber a respeito, a família deverá entrar em contato com a escola.
Exemplos de assuntos:
Moisés, você sabia que inteligência se aprende?
Regina, o Nome vai além do currículo tradicional
4º e-mail: As novas gerações
5 dias após o envio do 3º e-mail
“As novas gerações e suas características” é um assunto pelo qual as famílias têm bastante interesse, pois esse conhecimento também enriquece o convívio e fortalece o vínculo entre pais e filhos. Aproveite a experiência da sua escola no assunto para um novo contato.
Diga que sua escola está antenada às necessidades das novas gerações, por isso consegue oferecer uma formação diferenciada e que os prepara realmente para os desafios do futuro.
Também é importante incluir o depoimento de algum aluno ou pai, a fim de fortalecer sua argumentação.
Exemplos de assuntos: No fim do e-mail, lembre que o aluno possui uma condição especial por ter participado do Dia do Amigo e apresentado um excelente desempenho, e que vocês estão os aguardando para conversarem melhor.
Thiago, o Século XXI tem grandes exigências para seu filho!
Dora, você sabia que sua filha é da Geração Z?
Ligação: Convite para uma visita à escola
2 dias após o 4º e-mail
Após os 5 comunicados anteriores, você pode supor que a família já conhece um pouco a escola e suas práticas. Porém, é importante que, ao fazer esta ligação, esteja preparado para responder a perguntas básicas da família.
O objetivo deste contato é convidar a família para visitar a escola e conhecer suas iniciativas. Nesse momento, é importante citar rapidamente os diferenciais utilizados nos e-mails, para que o pai se lembre das mensagens.
Também é importante salientar que a visita não representa nenhum compromisso, é apenas uma forma de conhecer melhor o trabalho da escola e suas práticas inovadoras.
Mais uma vez, é importante ter o cuidado de separar os pais que já entraram em contato com a escola e aqueles que ainda não responderam a nenhum comunicado.
5º e-mail: Senso de urgência
4 dias após a ligação
(Esse e-mail deve ser enviado apenas para abordar as famílias que não marcaram uma visita após o último contato da escola)
O objetivo desse e-mail é dizer que as condições especiais reservadas à família possuem validade limitada e que se esgotarão em breve (você pode citar uma data).
Cite, em tópicos, os diferenciais tratados nos comunicados anteriores para lembrar os pais da excelência da sua escola.
Ao final, lembre que esta é uma oportunidade única para matricular o filho com benefícios especiais e deixe um contato da escola (preferencialmente do Coordenador Pedagógico).
Na visita das famílias à escola, é importante fundamentar os assuntos tratados nos comunicados e recebê-las em um espaço estrategicamente preparado. Veja nossas dicas para turbinar sua Sala de Matrículas.
Após implementar a estratégia que sugerimos, você pode continuar a campanha com outros comunicados sobre a sua escola, com frequência um pouco menor. Uma frequência alta de e-mails pode aborrecer as famílias e fazer com que suas mensagens sejam classificadas como SPAM.
DICAS GERAIS:
- É importante ser sutil e cuidadoso na hora de abordar as famílias, pois elas ofereceram seus contatos para o caso de urgências no dia do evento. Por isso, vamos utilizar uma trilha de abordagem que mescla interesses da família e interesses da escola de maneira suave, sem um discurso muito vendedor.
- Sempre que for argumentar sobre os diferenciais da sua escola, utilize argumentos tangíveis e, se possível, inclua comprovações como prêmios ou depoimentos de alunos e pais.
- Se a sua escola utiliza uma ferramenta gratuita de E-mail Marketing (como o MailChimp, o E-goi ou o Nitronews) você pode condicionar alguns passos do fluxo à ações do contato nos e-mails anteriores.
Por exemplo: o 3º e-mail pode ser enviado apenas para quem abriu ou clicou no 2º e-mail. Desta forma, sua campanha será mais efetiva pois você concentrará os esforços nas famílias realmente interessadas no assunto – sem aborrecer os outros contatos com e-mails indesejados. - Dê um tom pessoal às comunicações, assine os e-mails em nome de alguém da escola (o Diretor ou o Coordenador Pedagógico, por exemplo) e insira seus contatos. Isso não só evita que sua mensagem seja classificada como SPAM, como também aumenta a credibilidade dos argumentos.
- É importante que todos os e-mails possuam o link de uma página online da sua escola (pode ser um website ou uma rede social, por exemplo) para que os pais consigam buscar mais informações.
- Seja sucinto em seus e-mails: Os pais não tem tempo para ler um e-mail muito grande. Quanto mais longo for seu e-mail, menor é a chance de ele ser lido.
- Assunto dos e-mails:
✎ O assunto deve ser curto e criar curiosidade, fazendo com que o leitor abra o e-mail
✎ Se possível, personalize com os nomes dos pais e/ou dos alunos
✎ Nos primeiros e-mails, você também pode incluir o nome da sua escola
Se você ainda não fez o “Dia do Amigo” na sua escola, lembre-se: ainda há tempo. Você pode realizar o evento no fim de outubro ou, até mesmo, em novembro, sem conectá-lo diretamente com o mês das crianças.
Se você ainda vai realizar o evento, peça que os professores elaborem um relatório sobre os grupos que acompanharem, para facilitar a elaboração das comunicações após o evento.
Boa sorte, conte conosco nesta ação 🙂
