Prepare uma reunião de fim de ano que encante as famílias

Saiba como preparar uma reunião de fim de ano encantadora e fidelize as famílias de seus alunos

Quando o final do ano se aproxima é comum que façamos análises pessoais do ano que passou, identificando nossas conquistas, aprendizados e estabelecendo metas para o próximo ano. No ambiente escolar, não é diferente: os resultados dessa análise e as metas pedagógicas propostas para o ano seguinte são divulgadas às famílias na reunião de fim de ano.

Além de estreitar a relação escola-família, estas ocasiões podem propiciar o enaltecimento dos seus programas curriculares e valores institucionais, contribuindo no combate à Evasão Escolar. Vamos ajudá-lo a elaborar um encontro estratégico, que além de ser transparente e mostrar os resultados, envolve os pais e enaltece os diferenciais da sua instituição.

Antes da reunião de fim de ano com os pais faça um encontro com a equipe

Proponha que os professores, orientadores e coordenadores façam uma avaliação de seus projetos no ano passado e proponham melhorias para o próximo ano letivo.

Na reunião com a equipe, identifique os pontos a desenvolver, metas, ações e projetos para o próximo ano, revisando os benefícios que cada iniciativa trará à aprendizagem e ao desenvolvimento dos alunos.

Como estruturar uma boa reunião de fim de ano

• Agende a reunião com antecedência e priorize datas e horários que atendam à maioria maioria dos pais. Peça que eles confirmem presença com antecedência, por e-mail ou telefone – isso facilitará a preparação da sala e dos materiais a serem entregue.
• Junto ao corpo docente, selecione os temas que serão abordados e as principais dúvidas que podem surgir durante a reunião. Elabore respostas para as possíveis perguntas e prepare toda a equipe para respondê-las. Considere as questões que mais preocupam as famílias: métodos de alfabetização, mudanças de professor, dificuldades na aprendizagem, entre outros.
• Prepare um roteiro para o encontro e tenha certeza de que ele pode ser seguido no tempo agendado. No roteiro, organize períodos para interações com os pais: perguntas, debates e discussões. Para ajudá-lo com o roteiro, disponibilizamos gratuitamente um Modelo Gratuito de Apresentação ao final deste post.
• Decore o local com fotos, artes e trabalhos feitos pelos estudantes. Os pais querem saber o que acontece na instituição e este é um excelente momento para enfeitar o ambiente com aquilo que a escola tem de melhor: o dia a dia dos seus alunos.
• Se possível, prepare uma mesa de coffee break simples, com café, água, suco e biscoitos.

Durante a reunião de fim de ano:

1. Ao iniciar a reunião, é importante que toda a equipe de gestão se apresente, criando um clima amigável e receptivo.

2. Fale sobre resultados e faça uma retrospectiva das ações, apresentando o desempenho geral das turmas e as análises dos resultados por matéria. Utilize as fotos e os registros que decoram a sala para recordar alguns momentos importantes.

3. Se forem poucas atividades e resultados, você pode citar cada uma. Caso sejam muitos, faça um compilado e apresente os resultados gerais. Divida os resultados em duas categorias:

• Conquistas do projeto: Fale sobre a aprendizagem dos alunos, o desenvolvimento cognitivo e socioemocional, o envolvimento com novos conceitos, a interação das famílias com a vida escolar, etc.
• Pontos de aprendizado do projeto: Aqui, é importante ser transparente e mostrar que a escola identificou questões que devem ser melhoradas.

Não esqueça das novidades

Em seguida, mostre que a escola preocupa-se em oferecer um serviço cada vez melhor e, por isso, planejou ações para solucionar os problemas encontrados. Mostre o esforço da equipe em identificar as falhas e corrigí-las.

1. Apresente as novidades do ano: Fale sobre os novos projetos, as olimpíadas, feiras, eventos e etc.

2. Apresente os Planos e Metas Pedagógicos. Mostre como a escola irá fortalecer a aprendizagem dos alunos no ano seguinte e faça relação com os 2 itens anteriores (resultados do ano anterior, com conquistas e aprendizados e novidades do ano seguinte)

3. Relembre as orientações gerais para as famílias e aproveite para apresentar uma proposta de “meta de participação dos pais nas atividades da escola”. A partir do ano seguinte, sua escola poderá contar com uma lista de presença dos pais para fazer levantamentos do acompanhamento da família na vida escolar dos filhos.

4. Dê os avisos sobre os próximos acontecimentos: entrega de notas, reuniões, provas, feiras e passeios.

5. Ao final da reunião, você pode realizar uma atividade de integração entre as famílias. Que tal utilizar um jogo de raciocínio do Programa MenteInovadora para engajar as famílias e fazer com que elas vivenciem a experiência na prática? Você pode utilizar o jogo “A Hora do Rush”, que possui regras fáceis e não tomará muito tempo das famílias. Convide um Professor Mediador para aplicar a atividade e estabeleça um tempo limite.

Planejar e seguir um roteiro

Durante a reunião, seja flexível em relação ao roteiro, mas lembre os pais de que as questões sobre o rendimento ou o comportamento de cada aluno devem ser discutidas individualmente em outra ocasião. A diretora adjunta do Colégio de Aplicação UFRJ, Cristiane Madanêlo, explica que é preciso ter jogo de cintura e sensibilidade para não deixar de acolher as demandas dos pais, mas tentar manter o roteiro:

“É importante abrir espaço para os pais falarem, apenas sinalizando que assuntos específicos não devem ser tratados em grupo.”

Esperamos que as dicas ajudem sua equipe nessa preparação da reunião de fim de ano! Desejamos um ótimo encontro 🙂

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