Passo a passo para fazer uma captação de emergência

Um passo a passo simples para fazer uma captação de emergência

Os pais e alunos demoram, em média, 6 meses para pesquisar informações e escolher uma escola, segundo resultados de pesquisas do especialista em Marketing Educacional Leonardo Lopes Braga. O ideal seria, portanto, que as escolas iniciassem uma forte Campanha de Matrículas com 6 meses de antecedência ao fim do ano letivo, momento ideal para fazer uma captação de emergência.

Porém, sabemos que há diversas prioridades de gestão durante o ano letivo e que, principalmente em tempos desafiadores como os que vivemos, nem sempre é possível implementar todas as estratégias que queremos com a devida antecedência.

Ainda assim, o período de 2 a 3 meses antes do fim do ano ainda é um momento de forte procura das famílias, principalmente quando a economia não se apresenta tão promissora. A campanha focada nesses últimos meses é o que chamamos de captação de emergência.

Preparamos um passo a passo com dicas para sua escola desenvolver e trabalhar essa estratégia em um curto prazo

Saiba com quem falar

As pessoas envolvidas na escolha da escola interpretam diferentes papéis em diferentes faixas etárias. Por isso, sua comunicação deve ser direcionada ao público certo.

Para alunos da Educação Infantil, por exemplo, os pais ou responsáveis são os decisores e também são aqueles que arcam com as despesas. Enquanto nos últimos anos do Ensino Fundamental, os pais continuam arcando com as despesas, mas o aluno já possui um grande poder de influência sobre a decisão final – o que faz com que seja necessário pensar nele como mais um público-alvo do discurso e da campanha.

Ofereça o que a família quer – e não o que você quer

Neste quesito, o ideal é implementar uma pesquisa para entender sua oferta, as prioridades das famílias e as ofertas da concorrência. Porém, com o pouco tempo restante até o fim do ano, você pode colher as informações necessárias de maneiras mais simples:

a. Faça uma reunião com a equipe de atendimento e a coordenação da sua escola e identifique os pontos que as famílias mais valorizam em seu discurso.
Para isso, peça que os coordenadores e os atendentes se lembrem das últimas conversas com os pais (de atuais e novos alunos) e listem os diferenciais mais valorizados por eles – os projetos sobre os quais mais perguntaram e as iniciativas que mais apreciaram.

b. Peça que a equipe também se lembre dos alunos que pediram transferência para outra escola nos últimos tempos. Quais foram os principais motivos da evasão? Vocês estão desenvolvendo ações de melhoria?

c. Faça uma pesquisa da oferta da concorrência com um “Cliente Oculto”: Peça que um conhecido faça uma ligação para as escolas concorrentes dizendo que gostaria de conhecê-las pois está procurando uma escola para seus filhos.
Faça perguntas pertinentes e entenda o discurso da concorrência para as famílias.

d. Utilize o Cliente Oculto também na sua escola: Peça que um conhecido se passe por pai e ouça o discurso utilizado pela sua equipe.

Após realizar essas rápidas pesquisas, selecione os 4 resultados:

Pontos positivos mais citados pelas famílias	Saiba o que as famílias analisam na hora da escolha e o que elas valorizam na sua escola.
Ações de melhoria implementadas	Não cite os problemas identificados. Mas caso eles sejam citados por algum pai, saiba o que dizer.
Principais discursos da concorrência	Tenha certeza de que seu discurso é diferente e mais forte que o da concorrência.
Seu discurso atual	O discurso da sua equipe está alinhado com os verdadeiros diferenciais da escola?

É essencial identificar seu principal diferencial com base em dados reais. A opinião da equipe interna é muito importante, mas as informações do mercado são ainda mais relevantes.

Adapte o seu discurso e foque no principal benefício

Não queira abraçar o mundo. Divulgar muitos benefícios pode confundir os pais e fazer com que sua instituição não tenha uma imagem clara.

Neste momento, você deve ser capaz de completar a seguinte frase:

Nossa escola é especialista em _______________________________________.

Utilize o mesmo discurso em todas as formas de divulgação da sua escola.

No ambiente online:

• Monitore as opiniões sobre a sua escola.
• Mantenha um bom relacionamento com os atuais clientes: responda suas perguntas, divulgue fotos de atividades que envolvam as famílias e compartilhe depoimentos de clientes satisfeitos.
• Desenvolva conteúdos sobre os temas que estão em alta na mídia e relacione com os valores da sua escola. Essa é uma ótima forma de aproveitar a possibilidade de compartilhamento para engajar seus clientes e atrair o público que se identifica com seu posicionamento.
• Invista em seu site, é comum que, antes mesmo de visitar a escola, os pais procurem sobre ela na internet. Por isso, seu site não deve ser apenas um cartão de visitas com informações institucionais e de contato. Ele deve oferecer uma pequena experiência da família com sua escola.

Inclua informações que demonstram seus valores e destacam seus diferenciais, como notícias sobre atividades e fotos do dia a dia dos alunos. Também é importante inserir um formulário de solicitação de informações, pelo qual a família pode agendar uma vista à escola.

• Utilize as redes sociais para divulgar as iniciativas da sua escola.

E no offline:

• Incentive recomendações. Esse é, provavelmente um dos maiores meios de captação de emergência de uma escola. Não há nada mais convincente e eficaz do que a indicação de famílias (e/ou alunos) que vivem a experiência, gostam e indicam a seus conhecidos.

Crie uma campanha de incentivo às matrículas por indicação. Ofereça descontos progressivos para as famílias que indicam ou condições especiais para ambos: os pais que indicam e as novas famílias.

• Envolva toda a equipe da escola na campanha de captação de emergência: as equipes de segurança, atendimento, limpeza, o corpo docente e todos os funcionários. Todos devem entender a essência da sua campanha e transparecê-la em suas ações.
• Oriente os atendentes para que saibam enaltecer seus diferenciais e explicar seus benefícios às famílias. Ofereça as ferramentas certas para que eles possam colocar sua escola em posição de destaque no entendimento dos potenciais clientes.
•  Tenha um local preparado para receber os pais em sua escola. Preze pela privacidade, limpeza e organização, mas não se esqueça de deixar o ambiente aconchegante e fazer com que ele demonstre seus valores.
  Para ver mais dicas para esse local, acesse nosso artigo com Dicas para turbinar sua sala de matrículas
• Crie eventos estratégicos para atração de alunos e famílias. Veja uma dica que compartilhamos para captar alunos com um evento de baixo investimento: Dia do Amigo: Evento para atrair novos alunos

E lembre-se: Antes de implementar qualquer ação de captação de emergência, reflita: Como queremos ser percebidos pelo público?

Boa sorte na campanha e conte conosco!